Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Tämän ohjeen tarkoituksena on määritellä ne pääperiaatteet, joiden mukaisesti Tradenomiliitossa toimitaan henkilötietojen tarkastuspyyntöjen ja poistamisen osalta. Henkilötietojen tarkastuspyyntöjä ja poistamista koskevalla ohjeella pyritään varmistamaan, että liitossa noudatetaan asian osalta voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä parhaita käytäntöjä.

Lainsäädäntö ja ohjeistukset

Tradenomiliitto noudattaa soveltuvaa lainsäädäntöä sekä sisäisiä ohjeistuksia rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista sääntelevät muun muassa seuraavat säädökset, jotka on huomioitu ohjeistusta laadittaessa:

  • Henkilötietolaki (523/1999) 24.5.2018 saakka, jonka jälkeen Tietosuojalaki
  • Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 eli yleinen tietosuoja-asetus
  • Lisäksi rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat seuraavat sisäiset politiikat ja ohjeistukset:
  1. Tradenomiliiton tietosuojapolitiikka
  2. Tradenomiliiton tietoturvapolitiikka
  3. Toimintamalli tietoturvaloukkausten varalta

Tradenomiliitto tekee tarvittavia muutoksia ohjeistukseen ja prosesseihin, mikäli asiaa koskevassa sääntelyssä tapahtuu muutoksia.

Ohjeistus henkilötietojen tarkastuspyyntöihin ja poistamiseen

Tietojen tarkastuspyynnöt

Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat, henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyynnöt pyydetään toimittamaan kirjallisesti tietosuojavastaavalle osoitteella

Tomi Kouva, tomi.kouva@tral.fi

Pyynnön perusteella tietosuojavastaava arvioi pyynnön tekijän oikeuden tietojen tarkastamiseen. Mikäli pyyntö on oikeutettu, tietosuojavastaava vastaa tietojen keräämisestä ja luovuttamisesta rekisteröidylle. Tietosuojavastaava vastaa tehtyjen tarkastuspyyntöjen dokumentoinnista.

Tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Jos kyseessä on selvä ja yksinkertainen virhe (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite), eikä oikaistun tiedon paikkansapitävyydestä jää järkevää epäilystä, Tradenomiliiton jäsenpalvelu oikaisee virheellisen tiedon ja kirjaa mitä tietoa on korjattu ja missä rekisterissä olevia tietoja vaatimus koskee. Tieto korjauksesta, sen pyytäjästä ja korjauksen tekijästä säilytetään kussakin yksikössä. Epäselvissä tilanteissa pyynnön vastaanottaja voi kääntyä tietosuojavastaavan puoleen.

Henkilötietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin lainsäädännössä asetetuista perusteista täyttyy. Henkilötietojen poistamista koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan tietosuojavastaavalle kirjallisesti osoitteella:

Tomi Kouva, tomi.kouva@tral.fi

Henkilötietojen poistamisesta seuraavat toimenpiteet arvioidaan tietosuojavastaavan toimesta tapauskohtaisesti. Tietosuojavastaava varmistaa, että näiltä osin menetellään lainmukaisesti.

Tarpeettomien tietojen poistaminen

Tradenomiliitto toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. Henkilötietoja säilytetään muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Tietojen poistamisen tarpeellisuutta arvioidaan erikseen kunkin tiedon kohdalla.

Tradenomiliiton henkilöstö vastaa yhdessä tietosuojavastaavan kanssa tietojen asianmukaisesta poistamisesta.

Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista edellyttäen, että jokin lainsäädännössä asetetuista perusteista täyttyy. Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan tietosuojavastaavalle kirjallisesti osoitteella:

Tomi Kouva, tomi.kouva@tral.fi

Henkilötietojen rajoittamisesta seuraavat toimenpiteet arvioidaan tietosuojavastaavan toimesta tapauskohtaisesti. Tietosuojavastaava varmistaa, että näiltä osin menetellään lainmukaisesti.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että lainsäädännössä asetetut perusteet täyttyvät. Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista. Henkilötietojen siirtämistä koskevat pyynnöt pyydetään toimittamaan kirjallisesti osoitteella:

Tomi Kouva, tomi.kouva@tral.fi

Henkilötietojen siirtämisestä seuraavat toimenpiteet arvioidaan tietosuojavastaavan toimesta tapauskohtaisesti. Tietosuojavastaava varmistaa, että näiltä osin menetellään lainmukaisesti.

Ohjeistuksen päivittäminen

Ohjeistuksen ajantasaisuus arvioidaan vuosittain. Arvioinnin perusteella sisältöä päivitetään tarpeen mukaan.

Mikäli asiaa koskevassa sääntelyssä tai Tradenomiliiton toiminnassa tapahtuu muutoksia, ohjeistuksen sisältöä on mahdollista päivittää aina, kun se on tarpeellista. Asian arviointi ja sisällön päivitys on tietosuojavastaavan vastuulla.

Vastuuhenkilöt

Tietosuojavastaava:

Tomi Kouva
tomi.kouva@tral.fi
020 155 8813