Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE – TRADENOMILIITTO TRAL

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Tradenomiliitto TRAL ry (”Yhdistys”) Osoite: Ratavartijankatu 2 a, 00520 Helsinki Puhelin: 020 155 880
Sähköposti: toimisto@tral.fi

Yhteyshenkilö: Tomi Kouva

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, jäsenetujen tarjoaminen sekä markkinointi että suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteröityjen ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on Yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä Rekisteröidyn suostumus.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn kotipaikka;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn kotiosoite ja sen päivitysaika osoitepalvelusta
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot; IP-osoite, kirjautumisaika, selaintieto, käyttöjärjestelmä, maa, palveluiden toimivuuden kannalta välttämättömät evästeet
  • Rekisteröidyn jäsennumero;
  • Rekisteröidyn syntymäaika;
  • Rekisteröidyn henkilötunnus;
  • Rekisteröidyn äidinkieli;
  • Rekisteröidyn jäsenyystiedot ja –historia (jäsenlaji, alkamis- ja päättymispäivä, työttömyyskassan jäsenyys, yhdistysten jäsenyys);
  • Rekisteröidyn perhejäsenen nimi;
  • Rekisteröidyn jäsenyyden päättymispäivä ja päättymissyy;
  • Rekisteröidyn jäsenmaksujen laskutustiedot ja –historia;
  • Rekisteröidyn jäsenyyden suosittelijan nimi;
  • Rekisteröidyn sallimat eri viestinnän keinot ja sisällöt ml. suoramarkkinointi;
  • Rekisteröidyn liiton verkostojen jäsenyydet;
  • Rekisteröidyn työpaikkatiedot sekä –historia;
  • Rekisteröidyn tekemät lehti- ja muut palvelutilaukset;
  • Rekisteröidyn osallistuminen liiton hallinnon tehtäviin tai luottamustoimintaan;
  • Rekisteröidyn koulutustiedot;
  • Rekisteröityä koskevat käsittelijöiden tekemät muistiinpanot;
  • Rekisteröidyn ilmoittautumiset liiton tapahtumiin;
  • Rekisteröidyn kontaktoinnit jäsenhankintaan liittyvissä asioissa;
  • Tieto rekisteröidyn jäämisestä työttömäksi ja kontaktointi;
  • Rekisteröidyn tekemät mökkivaraukset ja tuotetilaukset;
  • Rekisteröidyn tilastollinen jäsenyyden päättämisen todennäköisyys;
  • Rekisteröidyn avaamat ja klikatut uutiskirjeet;
  • Rekisteröidyn yhteydenotot eri neuvontapalveluihin
  • Työsuhderiitojen kuvaukset ja toimenpiteet

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä Postilta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille (Esim. If Vahinkovakuutusyhtiö Oy) Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Näitä palveluita ja toimenpiteitä ovat mm. lehtitilaukset, Tradenomi-sormusten tilaukset, jäsenmaksujen perintä, työttömyyskassan jäsenyys sekä Ylemmät Toimihenkilöt YTN:n ja Julkisalan Koulutetut JUKO ry:n työpaikkatoiminta.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia (esim. Mailchimp-uutiskirjesovellus), jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettua viestintää.

Profilointia tehdään Rekisteröidyn valitsemien viestinnän sisältöjen, käyttämien palveluiden, uutiskirjeiden avausten ja klikkauksien sekä jäsenyyshistorian perusteella tilastollisilla menetelmillä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää tai sallia henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksenperusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse palvelu- ja kehitysjohtaja Tomi Kouvalle osoitteeseen tomi.kouva@tral.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tradenomiliitto TRAL ry
Tomi Kouva
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.3.2018.